Catering Hochzeit Kosten: Alle Preise & Spartipps für 2025 [Guide]

1. Warum Du die Catering-Kosten bei Deiner Hochzeit nicht unterschätzen solltest 💍

Bei der Hochzeitsplanung träumt man zuerst von Kleid, Location oder DJ – aber oft nicht vom Budget. Doch gerade die Catering-Kosten machen bei den meisten Hochzeiten den größten Einzelposten aus. Je nach Menü, Getränkeform und Personenzahl variieren die Kosten stark – von 50 bis über 140 € pro Gast.

Ein Beispiel: Eine Hochzeit mit 80 Gästen und klassischem Buffet inklusive Getränkepauschale, Servicepersonal, Equipment und Mitternachtssnack kann locker über 8.000 Euro kosten – allein fürs Catering.

Deshalb lohnt es sich, bereits 6–8 Monate vor der Hochzeit die Kosten grob zu kalkulieren. Das schafft finanziellen Überblick und schützt vor bösen Überraschungen. Gerade wenn Du mit einem Full-Service-Anbieter wie Egora arbeitest, kannst Du alle Bestandteile – von Menü über Getränke bis hin zu Entertainment – in einem durchdachten Paket organisieren.

2. Welche Faktoren beeinflussen die Hochzeit Catering Kosten?

Damit Du einen realistischen Budgetplan erstellen kannst, musst Du verstehen, welche Variablen den Preis beeinflussen. Das sind die wichtigsten Faktoren:

Ein Tipp: Ein erfahrener Caterer wie Egora Event Catering berät Dich proaktiv, was bei Deiner Wunschlocation wie viel kostet.

3. Überblick: Die gängigsten Catering-Konzepte & ihre Kosten

Je nach Stil der Hochzeit kannst Du zwischen verschiedenen Formaten wählen. Hier ein Vergleich mit typischen Preisen:

Hinweis: Bei einem Buffet Catering lassen sich meist die besten Preise erzielen – auch durch Kombination aus kalten Platten und warmen Hauptspeisen.

4. Beispielkalkulation: Hochzeit mit 50 Gästen

Du willst erste Zahlen? Hier ein Beispiel für ein Buffet + Service + Getränke:

Und wenn Du wie viele Paare zusätzlich Entertainment buchst, z. B. Barkeeper oder Fotobox über Party Catering, solltest Du mit ca. 10–20 € p.P. zusätzlich kalkulieren.

5. Beispielkalkulation: Hochzeit mit 100 Gästen

Bei einer größeren Feier wirken sogenannte Skaleneffekte – fixe Kosten verteilen sich besser. So sieht ein realistisches Setup aus:

Das Buffet kann dabei sowohl klassisch als auch modern gehalten werden – Ideen für stressfreies Essen bei vielen Gästenfindest Du in diesem Ratgeber.

6. Getränke: Pauschale oder Kommission – was ist sinnvoller?

Wer seine Hochzeit plant, stößt bei der Getränkekalkulation schnell auf die Frage: Pauschale oder Abrechnung nach Verbrauch? Beides hat Vor- und Nachteile – und kann sich stark auf das Gesamtbudget auswirken.

Pauschalen bieten Sicherheit: Ein fixer Preis von etwa 20–35 € pro Person deckt die gängigsten Softdrinks, Weine, Biere und vielleicht ein paar Cocktails ab. Bei langen Feiern oder trinkfreudigen Gästen ist das oft die günstigere Wahl. Auch organisatorisch ist eine Pauschale bequem – es gibt keine Nachberechnungen und kein Leergutmanagement.

Kommissionsabrechnung wiederum lohnt sich, wenn Du weißt, dass die Gäste eher maßvoll trinken. Ungeöffnete Flaschen werden zurückgenommen, was fair klingt – aber auch zu Nachzahlungen führen kann, wenn die Schätzung danebenliegt.

Besonders effizient wird es, wenn Du beides kombinierst: Softdrinks pauschal, alkoholische Getränke nach Verbrauch. In der Hochzeitsplanung mit egora lässt sich das exakt auf Deine Gästestruktur abstimmen – natürlich auch in Kombination mit dem passenden Buffet-Catering, das perfekt zu Deinem Getränkekonzept passt.

7. Equipment und Service: Die unsichtbaren Kostenfaktoren

Ein großartiges Menü steht und fällt mit dem, was darum herum passiert. Wer bringt das Essen? Wer deckt die Tische? Wo kommt das Besteck her? Diese Leistungen sind elementar – und kosten Geld.

Gerade wenn an einer Location ohne Küchenausstattung gefeiert wird – z. B. im Garten, am See oder in einer Scheune – steigen die Kosten durch mobile Küchenlösungen, Stromanschlüsse oder Kühltechnik. Hier sorgt egora dafür, dass alles aus einer Hand kommt: Vom Aufbau über das Equipment bis zum erfahrenen Servicepersonal – Du musst nichts einzeln organisieren.

8. Mitternachtssnack: Mehr als nur ein nettes Extra

Er ist klein, aber effektiv: der Mitternachtssnack. Wenn die Tanzfläche glüht und der Alkoholpegel steigt, freuen sich alle über eine kleine Stärkung.

Klassiker sind:

• Mini-Burger und Hotdogs

• belegte Laugenstangen

• süße Muffins oder Brownies

• vegane Wraps oder Falafelspieße

Solche Snacks kosten in der Regel 4–10 € pro Person, sind aber in ihrer Wirkung unbezahlbar. Sie verlängern die Stimmung, binden Gäste emotional – und können auch ästhetisch glänzen. In Kombination mit einem Flying Buffet oder als Mini-Foodtruck gestaltet, sorgt der Snack für Aha-Effekte. Egora plant auf Wunsch genau solche Specials ein – perfekt abgestimmt auf Euer Gesamtbudget.

9. Entertainment vom Caterer – geht das überhaupt?

Catering kann mehr als Teller füllen. Viele Paare unterschätzen, dass auch Show-Elemente über den Caterer realisierbar sind. Besonders beliebt:

• Live-Cooking mit Flambierstation

• Sushi-Rollen als Show

• mobile Kaffee- und Cocktailbars

• Barista- oder Gin-Tasting-Erlebnisse

• Fotoboxen oder Candybars als Add-on

Diese Angebote starten bei etwa 300 €, können aber durch Kombination mit Cateringpaketen günstiger eingebunden werden. Egora hilft Dir dabei, diese Optionen mit einem Anbieter zu verbinden – ganz ohne externe Koordination. So bekommst Du Essen, Stimmung und Erlebnis aus einer Hand.

Ein smarter Weg, um kulinarisches Niveau mit Eventcharakter zu verbinden – und Gäste nachhaltig zu beeindrucken. Mehr Inspiration findest Du im Beitrag über unkompliziertes Essen für viele Gäste.

10. Sparen mit System: Wie das Budget effektiv bleibt

Auch mit begrenztem Budget kannst Du ein großartiges Hochzeitscatering organisieren – wenn Du strategisch vorgehst:

• Plane saisonal & regional – Erdbeeren im Juni kosten weniger als importierte Beeren im Winter.

• Reduziere die Getränkevielfalt – je weniger offene Flaschen, desto weniger Verlust.

• Verzichte auf unnötige Gänge – lieber 2 gute als 5 überladene.

• Buffet statt Menü spart Servicekosten und vermeidet Reste.

• Kombinationsangebote nutzen: Egora bündelt Speisen, Getränke und Mobiliar in einem Paket – günstiger und einfacher.

Noch mehr clevere Tricks findest Du in der Checkliste zur Hochzeitsplanung – sie hilft Dir, nichts zu vergessen und finanziell den Überblick zu behalten.

11. Budgetfallen: Diese Extras solltest du rechtzeitig einplanen

Hochzeitscatering ist nicht nur Menü und Getränke. Wer seinen großen Tag individuell gestalten will, wünscht sich oft Besonderheiten wie Dessertstationen, besondere Menüwünsche oder ein Entertainment-Programm. Diese Extras können sich massiv auf die Kosten auswirken.

Beliebt – aber budgetrelevant – sind etwa:

• Spezialmenüs für Allergiker oder vegane Gäste: Häufig entstehen hier Zusatzkosten von 5–10 € p.P. Passende Angebote lassen sich z. B. im Rahmen eines Buffet-Caterings flexibel integrieren.

• Dessert-Erlebnisse wie eine mobile Crêpes-Station oder ein Candy Table starten ab 300–600 € pauschal.

• Mobile Kaffee- oder Cocktailbars sowie Foodtrucks kosten je nach Technik und Personal zwischen 400 und 900 €.

• Entertainment-Add-ons wie eine Fotobox oder DJ gehören ebenfalls zu den beliebten Extras. Bei egora kannst du viele dieser Leistungen gemeinsam mit dem Party-Catering buchen – alles zentral koordiniert.

Mit einem gut organisierten Anbieter wie egora kannst du viele dieser Sonderwünsche direkt ins Catering-Paket integrieren – oft günstiger, als wenn Du alles separat organisierst.

12. Qualität mit System: Wann sich Premium lohnt

Nicht jede Hochzeit braucht Hummer, aber Qualität sollte sichtbar und schmeckbar sein. Besonders bei Speisen für viele Gäste entscheidet das „Wie“ über den Erfolg. Ein Catering in Berlin, das z. B. regionale, saisonale Zutaten verwendet, bietet nicht nur besseren Geschmack, sondern auch geringere Transportkosten.

Wenn Du wie viele Paare Buffet statt Menü bevorzugst, kannst du bei egora aus zahlreichen Konzepten wählen – darunter auch viele mit Live-Stationen. Das sorgt nicht nur für frische Zubereitung vor Ort, sondern bringt auch Erlebniswert.

Wer z. B. auf der Suche nach unkomplizierten Lösungen für viele Gäste ist, findet im Buffet- oder Flying-Food-Stil eine preiswerte und gleichzeitig elegante Option. Wichtig dabei: keine Kompromisse bei Hygiene, Qualität oder Zuverlässigkeit – besonders bei Hochzeitsfeiern.

13. Früh buchen, clever sparen: Rabatte & Timing

Planung ist alles – besonders wenn’s ums Sparen geht. Wer frühzeitig Angebote einholt, hat bei vielen Caterern Zugriff auf Frühbucherboni. Auch egora bietet regelmäßig Pakete mit Preisvorteilen, wenn Du 6–8 Monate im Voraus buchst.

Zudem gilt: Wer in der Nebensaison heiratet (November bis März), profitiert oft von bis zu 20 % günstigeren Preisen – bei gleichem Service. Und: Ein Montag, Mittwoch oder Donnerstag ist nicht nur entspannter bei Locations – auch Caterer bieten dann häufig reduzierte Paketpreise.

Über das Portal von egora lassen sich solche Optionen in wenigen Klicks vergleichen – inklusive Angebote für Event-Catering oder passende Zusatzpakete für deine Hochzeit.

14. Transparenz im Vertrag: Worauf du achten musst

Ein professionelles Catering braucht einen professionellen Vertrag – und der sollte folgende Punkte klar regeln:

• Gästeanzahl & Änderungen: Ist eine Nachmeldung möglich? Bis wann?

• Preise & Zusatzkosten: Welche Leistungen sind enthalten? Was kosten Auf- und Abbau, Transport, Equipment, Service?

• Storno- & Ausfallregelungen: Wie flexibel bist Du bei kurzfristigen Änderungen?

• Versicherung & Haftung: Wer haftet bei Schäden oder Ausfällen?

• Zahlungsplan & Fristen: Was ist wann zu zahlen?

egora legt viel Wert auf transparente Kommunikation. In jedem Angebot findest Du detaillierte Kostenaufschlüsselungen – von der Gabel bis zum Showkoch.

Mehr dazu, wie du Catering-Angebote professionell prüfst, findest Du auch in unserer Checkliste für die Hochzeitsplanung, die dich durch alle wichtigen Punkte führt.

15. Der letzte Check vor Vertragsabschluss

Am Ende geht es darum, alles im Blick zu behalten. Mit dieser Tabelle hast Du eine solide Basis für die finale Abstimmung mit Location, Caterer und Partnern:

Wenn du alles davon abhaken kannst, ist dein Hochzeitscatering so gut wie startklar. Besonders einfach wird die Koordination, wenn du direkt über egora buchst – ob klassisch, trendig oder extravagant.

Auf der Plattform kannst Du nicht nur klassische Hochzeitsmenüs entdecken, sondern auch ausgefallene Varianten wie Brunch-Catering für Hochzeiten oder exklusive Flying-Buffet-Konzepte.